သင့်ရဲ့အချိန်တွေကို ဘယ်လိုစီမံခန့်ခွဲမလဲ

အချိန်မရှိဘူးလို့ လူတော်တော်များများက အမြဲညည်းညူတတ်ကြပါတယ်။ တကယ်တော့မဟုတ်ပါဘူး … သင့်အလုပ်တွေအကုန်ပြီးစီးတဲ့အပြင်ကို သင့်ကိုယ်ပိုင်ဘဝအတွက်ပါ အချိန်အပြည့်အဝရှိအောင်လုပ်ဖို့က လွယ်ကူပါတယ်။

ဒီအတွက် လုပ်လိုက်နိုင်မယ့် ရိုးရှင်းပြီး လုပ်ရလွယ်တဲ့ နည်းလမ်း ၆ ခုကို အောက်မှာဖော်ပြပေးလိုက်ပါတယ်။

ပြစ်တင်ညည်းညူနေတာတွေကိုရပ်ပါ

လူတိုင်းနဲ့အတူတူပဲ သင့်ရဲ့တစ်နေ့တာက အချိန် ၂၄ နာရီရှိပါတယ်။ ဘယ်လောက်ပဲ အချိန်တွေဟာတိုတောင်းတယ်၊ အချိန်မလောက်မငှဖြစ်နေတယ်လို့ခံစားနေရပါစေ မနက်မိုးလင်းလို့ မျက်လုံး ၂ လုံးပွင့်လာတာနဲ့ သင်ရတဲ့ နာရီပမာဏက တစ်နေ့တာ ၂၄ နာရီပါ … သူများတွေနဲ့တန်းတူပါပဲ။

ဒါကြောင့် ပြစ်တင်ညည်းညူနေ အချိန်မလောက်ဘူးလို့ စောဒကတက်နေတာတွေကိုရပ်တန့်လိုက်ပါတော့။ သင်နေ့စဉ်ဘာတွေနဲ့အချိန်ဖြုန်းမိနေလဲပြန်ဆန်းစစ်ပါ။ ညည်းညူနေမယ့်အချိန်တွေမှာ သင့်တစ်ခုခုကိုအကျိုးရှိအောင်တောင်ကောက်လုပ်လိုက်ရပါလိမ့်မယ်။

သင့်အချိန်တွေကို ခြေရာခံပါ

သင့်အတွက် အချိန်ကိုစီမံခန့်ခွဲဖို့ဆိုတာက သင်ဘာတွေလုပ်နေသလဲဆိုတာကို ပြောင်းလဲလိုက်ဖို့မဟုတ်ပါဘူးဆိုတဲ့ နာမည်ကြီးတဲ့ ဆိုစကားတစ်ခုနဲ့တော့ပြောင်းပြန်ဖြစ်နေပါလိမ့်မယ်။ ဘာကြောင့်လည်းဆိုတော့ သင့်အနေနဲ့က သင်ဘာတွေတကယ်လုပ်နေသလဲဆိုတာကို အချိန်နဲ့တကွ မှတ်တမ်းတင်ရဲ၊ ပြန်ပြီးစည်းကမ်းသတ်မှတ်လိုက်နာရဲတဲ့ သတ္တိရှိဖို့လိုပါတယ်။ ဒီနေရာမှာ သိခြင်းက စွမ်းအားပဲဆိုတာနဲ့ကွက်တိကျပါတယ်။

သင့်အချိန်တွေကို သင်ဘယ်လိုအသုံးပြုနေသလဲဆိုတာကိုသိခြင်းကတင်ပဲ သင်ဘယ်နေရာတွေမှာ အချိန်ဖြုန်းမိနေသလဲဆိုတာကို လွယ်ကူစွာရှာဖွေနိုင်စေပါတယ်။ အသိသတိရှိမှုဆိုတဲ့ ရိုးရင်းတဲ့အရာကလေးနဲ့တင် သင့်အတွက် အရေးကြီးတဲ့အရာတွေလုပ်ဖို့၊ တခြားသူကို delegate လုပ်သင့်တာလုပ်ဖို့ လွယ်ကူစွာ ဆုံးဖြတ်နိုင်စေပါလိမ့်မယ်။

ပရေတိုမူကို လက်ကိုင်ပြုပါ

ကိစ္စတော်တော်များများမှာ အသုံးချနိုင်တဲ့ သင်္ချာပညာရပ်နည်းလမ်းတစ်ခုဖြစ်ပါတယ် … သင့်ရလဒ် ၈၀ ရာခိုင်နှုန်းဟာ သင့်လုပ်ဆောင်မှု ၂၀ ရာခိုင်နှုန်းကလာတယ်ဆိုတဲ့ဟာပါ။ ဒါကိုစိတ်ထဲစွဲနေအောင်လုပ်ထားပါ … ဒါက အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှုအတွက်အဓိကကျပါတယ်။

ဒါကိုပြောင်းပြန်လှန်လိုက်ရင် သင့်ရဲ့ လုပ်ဆောင်မှု ၈၀ ရာခိုင်နှုန်းလောက်ကနေ ရလဒ် ၂၀ ရာခိုင်နှုန်းပဲထွက်တယ်ဆိုတာမျိုးဖြစ်သွားပါတယ်။ ဒါကို ဘာသာြပန်ကြည့်လိုက်တဲ့အခါ သင်လုပ်နေတာတွေအများစုက (သင့်လုပ်ဆောင်မှု ၈၀ ရာခိုင်နှုန်းလောက်က) အချိန်အလဟဿဖြစ်နေစေတယ်ဆိုတာပါပဲ။

ဦးစားပေးစာရင်းသတ်မှတ်လုပ်ကိုင်ပါ

အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှုမအောင်မြင်တဲ့အဓိကအချက်က တော်တော်များများဟာ ၂၀ ရာခိုင်နှုန်းသော (အလုပ်ဖြစ်တဲ့အားထုတ်မှု လုပ်ဆောင်မှုရဲ့ အရေးပါမှု) ကို ၈၀ ရာခိုင်နှုန်း(အချိန်အလဟဿဖြစ်စေတဲ့လုပ်ဆောင်မှု)တွေနဲ့တန်းတူထားစဉ်းစားတတ်လို့ပါ။

အဲဒီလိုတန်းတူမထားဘဲ ဦးစားပေးအဆင့်ကိုခွဲခြားသတ်မှတ်ပါ။ အဲဒီအခါ အချက် ၃ ခုရအောင်လုပ်ရပါမယ်။ ပထမတစ်ခုကတော့ အားစိုက်ထုတ်မှု (၁ကနေ ၁၀၊ ၁ ကအနည်းဆုံး ၁၀ က အများဆုံး) ၊ ဒုတိယတစ်ခုကတော့ သင့်အတွက်ရမယ့် ကောင်းကျိုး ရလဒ် (အလုပ်ပြီးမြောက်မှုပမာဏ) (၁ ကနေ ၁၀ ၊ ၁ က အနည်းဆုံး ၁၀ ကအများဆုံး)၊ တတိယတစ်ခုကတော့ အားစိုက်ထုတ်မှုကိုတည်ပြီး သင်ရမယ့်ကောင်းကျိုးရလဒ်နဲ့စားလိုက်တဲ့အခါ ရလာမယ့်နံပါတ်တွေ။ အဲဒီနံပါတ်ကတော့ သင်ဦးစားပေးလုပ်ကိုင်ရမယ့်အလုပ်ရဲ့ ဦးစားပေးအဆင့် (Priority Ranking) ကိုသတ်မှတ်ပေးမှာဖြစ်ပါတယ် …

သင်က လုပ်ရမှာကတော့ ဦးစားပေးအဆင့်ကိန်းဂဏန်းတွေထဲက ဘယ်အလုပ်တာဝန်က အနည်းဆုံးဖြစ်သလဲဆိုတာကို ရှာြပီး အနည်းဆုံးကနေ အများဆုံးကို တစ်ခုချင်းစီအစဉ်လုပ် လုပ်သွားရမှာဖြစ်ပါတယ်။

ဥပမာ

အလုပ်တာဝန် ၁ – ခရီးစဉ်အတွင်း အစည်းအဝေးများအတွက် အစီရင်ခံစာရေးတင်ရန်

အားစိုက်ထုတ်မှု – ၁၀ ၊  ရလဒ်  – ၂ ၊ ဦးစားပေးအဆင့် – ၅ (၁၀ ကို ၂ နဲ့စားလို့ရတဲ့ပမာဏ)

အလုပ်တာဝန် ၂ – ဈေးကွက်မြှင့်တင်ခြင်းအစီအစဉ်အတွက် Presentation ပြင်ရန်

အားစိုက်ထုတ်မှု – ၄ ၊ ရလဒ် – ၄ ၊ ဦးစားပေးအဆင့် – ၁

အလုပ်တာဝန် ၃ – လက်ရှိဖောက်သည်အားဖုန်းဆက်ပြီး Referral တောင်းရန်

အားစိုက်ထုတ်မှု – ၁ ၊ ရလဒ် – ၁၀ ၊ ဦးစားပေးအဆင့် – ၀.၁

အရေးပါတဲ့ ၂၀ ရာခိုင်နှုန်းကိုပဲလုပ်ပါ

အပေါ်မှာပြထားတဲ့ဥပမာအတိုင်းဆိုရင် သင် အစဉ်လိုက်လုပ်သွားရမှာက  …

• အလုပ်တာဝန် ၃ – လက်ရှိဖောက်သည်အားဖုန်းဆက်ပြီး Referral တောင်းရန်
• အလုပ်တာဝန် ၂ – ဈေးကွက်မြှင့်တင်ခြင်းအစီအစဉ်အတွက် Presentation ပြင်ရန်
• အလုပ်တာဝန် ၁ – ခရီးစဉ်အတွင်း အစည်းအဝေးများအတွက် အစီရင်ခံစာရေးတင်ရန်

ဆိုပြီးဖြစ်ပါလိမ့်မယ်။

သင့်အနေနဲ့ ဒါမျိုးဦးစားပေးအဆင့်ခွဲလိုက်တဲ့အခါမှာ တာဝန်တွေထဲမှာ ဦးစားပေးအဆင့် ၅ အထိရောက်အောင် တစ်နေ့တာအတွင်းပြီးအောင်လုပ်နိုင်မှာမဟုတ်ပါဘူး။ ဒီအတွက်လည်း စိတ်မပျက်ပါနဲ့ ကိစ္စမရှိပါဘူး။ ဘာကြောင့်လဲဆိုတော့ အရေးကြီးတဲ့အလုပ်တွေအကုန်လုံးကိုလုပ်ပြီးသွားပြီဖြစ်လို့ပါ။

အခုက အတော်လေးကိုရိုးရှင်းပါလားလို့ထင်နေပါလိမ့်မယ်။ ဟုတ်ပါတယ် ရိုးရှင်းပါတယ်။ ဒါပေမယ့် စာရေးသူရဲ့အတွေ့အကြုံအရ ဒီနည်းလမ်းက တကယ်ပဲအလုပ်ပြီးပါတယ်။ နောက်တစ်ခုက သင့်အနေနဲ့ဒီလိုဦးစားပေးအဆင့်ခွဲခြားသတ်မှတ်ခြင်းမလုပ်ခင် နောက်ထက် ၂ ပတ်လောက်အထိသင်ဘာတွေလုပ်စရာတာဝန်တွေရှိနေသလဲဆိုတာကို အရင်စာရင်းလုပ်ထားနိုင်ရင်ပိုကောင်းပါတယ်။ ဒါမှ တချို့ကိစ္စတွေကို လက်ရှိသီတင်းပတ်ထဲထည့်လုပ်ဖို့လိုမလို၊ တချို့ကိစ္စတွေကို နောက် တစ်ပတ်လောက်အထိဆိုင်းထားလို့ရမလဲ ခပ်ကျယ်ကျယ်လေးတွေးမြင်အစီအစဉ်ဆွဲနိုင်စေမှာဖြစ်ပါတယ်။

သင့်ကိုအချိန်အလဟဿဖြစ်စေတာတွေကိုရှင်းထုတ်ပါ

အောက်မှာဖော်ပြပေးမယ့်အချက် ၄ ချက်ကိုလုံးဝမဟုတ်တောင် တစ်ခုချင်းစီစပြီးအကျင့်လုပ်ရှောင်ရှားသွားနိုင်ရင် သင့်အနေနဲ့အချိန်တော်တော်များများထွက်လာပါလိမ့်မယ်။

မသိတဲ့ဖုန်းဆိုမကိုင်ပါနဲ့ – သင့်အနေနဲ့ Telesales ၊ Products Services တွေမှာလုပ်နေတာမဟုတ်ဘူးဆိုရင် မသိတဲ့ဖုန်းနံပါတ်ကဆို မကိုင်ပါနဲ့ ။ (သင့်ကိုယ်ရေးကိုယ်တာဖုန်းနံပါတ်ကိုဆက်လာတာကိုပြောတာပါ။)တကယ်အရေးကြီးရင် Email ပို့လာပါလိမ့်မယ်။

Voice mail တွေနဲ့အချိန်မကုန်ပါစေနဲ့ – Voice mail လက်ခံနားထောင်ပြီးတစ်ခုချင်းစီပြန်ဖြေရဦးမယ်ဆိုရင် အချိန်တွေမတရားကုန်ပါတယ်။ အသံmessages တွေကိုဖွင့်နားထောင်တာက Email တစ်စောင်ကို စက္ကန့်ပိုင်းအတွင်းဖတ်ပြီးသလိုမလွယ်ကူပါဘူး …  အထူးသဖြင့် ပြန်ဖြေရှင်းရမယ့်ကိစ္စတွေပါလာရင်ပေါ့။ တကယ်လို့  ဖုန်းမှာ Vocie mail ဖွင့်ထားတယ်ဆိုရင်တော သင့်ဆီပို့လာသမျှတွေကို နားထောင်ပြန်ဖြေမှာမဟုတ်လို့ ကိစ္စတစ်ခုခုရှိရင် သင့် Email ကို ဆက်သွယ်ပါဆိုပြီး သင့် Email လိပ်စာကို Pre-recorded လုပ်ထားပါ။

အပိုစကားဝိုင်းတွေထဲ ဝင်မပါမိပါစေနဲ့ – တချို့လူတွေအတွက် ရုံးတက်တယ်ဆိုတာက ကော်ဖီသောက်ချိန်များများနဲ့ အလုပ်အကြောင်းပြပြီး တခြားသူတွေနဲ့ ရှိသမျှအကြောင်းစုံကို ဖောင်ဖွဲ့ပြောကြချယူတာများတတ်ပါတယ်။ သင့်အနေနဲ့ ဒါမျိုးတွေကိုတတ်နိုင်သမျှရှောင်ပါ။ အထူးသဖြင့်သင့်ဆီတိုက်ရိုက်လာပြီး ဒါမျိုးတွေပြောနေပြီဆိုရင်လည်း အတတ်နိုင်ဆုံးယဉ်ကျေးစွာနဲ့ ငြင်းဆိုတတ်၊ နှင်ထုတ်တတ်ပါစေ။

တွေးခေါ်လုပ်ကိုင်ချိန်တွေမှာ “alert” တွေခဏခဏမြည်နေတာမျိုးမဖြစ်အောင်လုပ်ပါ – ဖုန်း၊ တက်ဘလက် စတာတွေထဲက Social Media အပါအဝင် သတိပေးချက်အသံတွေ အချိန်တိုင်းမြည်နေတတ်တာမျိုးမရှိအောင် လုပ်ထားပါ။ သင့်ရဲ့အရေးကြီးအလုပ် ၂၀ ရာခိုင်နှုန်းအတွက်မှာ သင့်အနေနဲ့ အကြံဉာဏ်ပေးနိုင်တဲ့သူတွေနဲ့ တွေ့ဆုံစကားပြောတာ၊ ဖုန်းခေါ်တာ၊ အရေးကြီးအချက်အလက်တွေကိုရှာဖွေတာ၊ မှတ်တာဖတ်တာ၊ သင့်ရဲ့တွေးခေါ်မှု စိတ်ကူးဉာဏ်ကွန့်မြူးဖို့အချိန်ပေးတာတွေလို အရေးကြီးအရာတွေအများကြီးကိုလည်း လုပ်ရပါလိမ့်မယ်။ ဒါတွေအတွက် အနှောက်အယှက်ဖြစ်စေမယ့် တခြားဘယ်လို “တတောင်တောင်၊ တဒင်ဒင်” မြည်သံမျိုးမှ မရှိနေအောင်၊ အာရုံထွေပြားမှုမရှိနေအောင် လုပ်ထားနိုင်မှဖြစ်ပါလိမ့်မယ်။

ဖြူလဲ့မွန်

Ref : How To Manage Your Time by Geoffrey James